Ci siamo, sei un gestore con KidsApp Premium e hai spiegato ai tuoi genitori come possono modificare le loro informazioni su KidsApp una volta che il figlio risulta iscritto.
Magari gli hai anche girato l’articolo che racconta come fare (https://kidsapp.it/come-posso-modificare-le-informazioni-in-piattaforma/).
Adesso vuoi vedere cosa stanno modificando e gestire eventuali variazioni, vediamo come fare.
Nella tua piattaforma vedrai un nuovo menù che si chiama Richieste di variazione.
In questa tabella troverai tutte le modifiche apportate dai genitori.
Ogni volta che un genitore utilizza la funzionalità per effettuare una modifica, KidsApp invia una mail informativa sia alla struttura che ai genitori.
Il genitore in fase di modifica sceglierà l’iscrizione associata (a seconda se la modifica riguarda l’anno attuale oppure il successivo) e il tipo di informazione da modificare. In particolare potrà modificare:
- Informazioni anagrafiche dei genitori
- Informazioni sul bambino
- Informazioni sul nascituro (da aggiornare dopo la nascita)
- Informazioni sui delegati (aggiunta, modifica, cancellazione)
Tutte queste modifiche saranno approvate in automatico da KidsApp e non dovrai fare nulla. Le vedrai in automatico verdi e approvate e le informazioni saranno aggiornate istantaneamente.
Ci sono invece altre tipologie di informazioni che il genitore potrebbe voler modificare che richiedono la tua approvazione e sono:
- Informazioni sulla salute
- Informazioni sull’iscrizione (modifica della fascia oraria, attivazione/disattivazione servizi)
Anche per questo tipo di richieste di modifica la struttura riceverà una mail informativa.
Su queste richieste si può entrare in modifica ed eventualmente inserire una Nota di valutazione (nel caso di cambio fascia oraria o attivazione servizi, potrebbe essere necessario anche associare la voce di listino corrispondente).
Infine per rendere effettiva la modifica si seleziona la richiesta (o più richieste insieme) e si clicca su Approva richieste di variazione.
Quando la richiesta viene approvata la variazione diviene effettiva e quindi l’informazione viene aggiornata all’interno di KidsApp.
Potrebbe anche essere necessario respingere alcune richieste, come ad esempio:
- Variazione di una fascia oraria
- Attivazione/Disattivazione di un servizio
In quel caso invece di approvare utilizzeremo il tasto Respingi richieste di variazioni dati e la richiesta diventerà rossa.
Attenzione:
- In corrispondenza di alcune richieste potresti vederti un simbolo di alert arancione. Questo significa che la Data di inizio della variazione richiesta (ad esempio, la data d’inizio per l’attivazione del nuovo servizio) si avvicina!
- Ti consigliamo di approvare le richieste in prossimità della loro data di inizio. Perchè? Consideriamo che il genitore ti chieda il cambio di fascia oraria da full-time a part-time a partire dal 1 Dicembre. Quando approverai la richiesta la modifica sarà effettiva e quindi nelle informazioni del bambino vedrai già la fascia oraria aggiornata. Più è vicino alla data di inizio e meglio è.
- E quando l’icona è rossa? Significa che la data di inizio richiesta è già passata. Puoi comunque approvarla in ritardo.
- I genitori potranno approvare le informazioni solo una volta che la domanda di iscrizione è stata approvata e quindi è in Iscrizione Effettuata. Se la domanda è in Bozza – In attesa di modulo firmato – Presentata non possono ancora modificare le informazioni.